Verstreute Kampagnensignale kosten dem Media-Vertrieb Umsatz
Eine große Mediaagentur betreut monatlich rund 520 Kampagnen. Upselling Signale liegen verstreut, das Vertriebsteam verpasst Anschlussangebote.
- Medienbranche
- Vertriebsinnendienst
Leitkennzahl
Zusätzliche qualifizierte Upselling Chancen
110160Chancen
Monatliche qualifizierte Upselling Chancen vor und nach Einführung.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Die Mediaagentur betreut monatlich rund 520 Multichannel Kampagnen für etwa 260 aktive Kundinnen und Kunden. Pro Kampagne entstehen im Schnitt 3 Reports, mehrere Optimierungsrunden und dutzende E Mails zwischen Beratung, Operative und Kundenseite. Das Vertriebsteam besteht aus 18 Personen, die jeweils 30 bis 40 Accounts verantworten und täglich etwa 6 Stunden produktiv im CRM und in Kampagnentools arbeiten. Upselling Ideen entstehen oft in Reviews oder Optimierungsschleifen, werden jedoch selten strukturiert erfasst. Statt eines gemeinsamen Überblicks über Signale liegen Hinweise auf Budgeterweiterungen, neue Kanäle oder Folgeprojekte in Präsentationen, Notizen und Postfächern verstreut.
- 520
- Kampagnen pro Monat
- 18
- Vertriebsmitarbeitende
Die Herausforderung
Im Alltag der Agentur werden Kampagnenberichte, Optimierungsprotokolle und Kundennotizen primär zur operativen Steuerung genutzt, nicht als strukturierte Quelle für Vertriebschancen. Jede Woche entstehen über 1.500 Dokumente und Mails mit potenziellen Signalen, doch das Vertriebsteam muss sie manuell durchsuchen. Viele Accounts haben parallele Kampagnen, unterschiedliche Laufzeiten und komplexe Budgetstaffeln, sodass Anschlussangebote oft zu spät oder gar nicht vorbereitet werden. Zwischen Beratung, Operative und Vertrieb gibt es keine einheitliche Sicht darauf, welche Kundinnen und Kunden aktuell offen für Erweiterungen sind. Statt proaktiv zu agieren, reagiert der Vertrieb überwiegend auf direkte Anfragen. Das führt zu verpassten Upselling Möglichkeiten, unklaren Prioritäten und hohem Abstimmungsaufwand.
Typische Symptome im Unternehmen
Warum das bisher ungelöst blieb
Das Problem war bekannt, wurde aber als unvermeidliche Komplexität des Agenturgeschäfts akzeptiert. Ein klassisches CRM konnte Signale aus Freitext, Präsentationen und Mails nicht sinnvoll erfassen, ohne die Teams mit zusätzlicher Pflege zu belasten. Versuche, manuelle Listen oder Tags einzuführen, scheiterten an der Menge der Kampagnen und der unterschiedlichen Arbeitsweisen der Beratungsteams. Ein IT Projekt schien lange zu groß im Verhältnis zur einzelnen verpassten Chance, gleichzeitig zu klein, um eine umfassende Vertriebsplattform zu rechtfertigen. Erst als die Geschäftsleitung erkannte, dass sich die Summe der verpassten Upselling Möglichkeiten deutlich im Jahresumsatz bemerkbar macht, wurde eine strukturierte Lösung gesucht.
Unsere Lösung
Die Agentur führte einen agentischen Workflow ein, der Kampagnendaten, Reports und relevante E Mails täglich auswertet und daraus strukturierte Vertriebssignale erzeugt. Der Workflow liest Berichte, Optimierungsprotokolle und Kundennotizen, erkennt Hinweise auf Budgeterweiterungen, neue Kanäle oder Folgeprojekte und ordnet sie den jeweiligen Accounts im CRM zu. Für jedes Signal werden Relevanz, Dringlichkeit und vorgeschlagene nächste Schritte ermittelt. Vertriebsteams erhalten eine priorisierte Chancenübersicht pro Account, inklusive Kontext aus den zugrunde liegenden Dokumenten. Der Workflow erinnert an Zeitfenster, etwa Kampagnenenden oder Budgetstaffeln, und unterstützt bei der Vorbereitung von Anschlussangeboten, ohne die fachliche Verantwortung der Account-Teams zu ersetzen.
Wo generative KI arbeitet
Generative KI versteht Freitext in Kampagnenreports, E Mails und Notizen, erkennt darin Upselling Signale und formuliert strukturierte Chancenbeschreibungen mit Vorschlägen für nächste Schritte. Sie fasst komplexe Kontexte aus mehreren Dokumenten zusammen und macht sie im CRM suchbar, ohne zusätzliche Dokumentationspflichten.
- Tägliche Auswertung von Kampagnenreports, Optimierungsprotokollen und relevanten E Mails mit Zuordnung zu Accounts im CRM.
- Erkennung und Klassifikation von Upselling Signalen wie Budgeterweiterungen, neuen Kanälen oder Folgeprojekten aus Freitext.
- Priorisierte Chancenübersicht pro Account mit Kontext, vorgeschlagenen nächsten Schritten und Erinnerungen an relevante Zeitfenster.
- Integration in das bestehende CRM, sodass Vertriebsteams Signale direkt in ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche sehen und bearbeiten.
- Feedbackschleife, in der Vertriebsteams Signale bestätigen, verwerfen oder ergänzen, um die Qualität der Erkennung kontinuierlich zu verbessern.
So arbeitet der Chancen-Workflow
Quellen anbinden
Kampagnentools, Reportablagen, E Mail Postfächer und CRM werden angebunden, relevante Dokumenttypen und Accounts definiert.
Signale erkennen
Der Workflow analysiert täglich neue Reports und Mails, erkennt potenzielle Upselling Signale und ordnet sie den passenden Accounts zu.
Chancen strukturieren
Gefundene Signale werden nach Art, Relevanz und Zeitfenster klassifiziert und als strukturierte Chancen im CRM abgelegt.
Vertrieb priorisieren
Vertriebsteams erhalten eine priorisierte Liste mit Chancen pro Account, inklusive Kontext und Vorschlägen für nächste Schritte.
Feedback nutzen
Bestätigte oder verworfene Signale fließen in die laufende Verbesserung der Erkennung und Priorisierung ein.
Gemessen: Nach 6 Monaten Produktivbetrieb
Zeitraum: Nach 6 Monaten Produktivbetrieb.
| Kennzahl | Wert | Basis |
|---|---|---|
| Zusätzliche qualifizierte Upselling ChancenLeitkennzahl | +45 % qualifizierte Chancen pro Monat | Systemmessunggemessen |
| Zeitaufwand für Signalsuche | -35 % Suchzeit im Vertriebsteam | Zeiterfassung vor/nachgeschätzt |
| Korrekturbedarf bei SignalenGütemaß | 15-20 % Signale benötigen Nacharbeit | Stichprobegemessen |
Wirtschaftlichkeit
Die Lösung hängt stark von der Qualität der Reports und Notizen ab. Werden Signale gar nicht oder nur knapp dokumentiert, erkennt der Workflow Chancen schlechter. Die fachliche Bewertung großer Deals bleibt beim Vertrieb.
Integration und Betrieb
Übertragbarkeit
Der agentische Workflow zur Erkennung von Upselling Signalen aus Kampagnen- und Kommunikationsdaten lässt sich gut auf andere vertriebsnahe Kontexte übertragen. Überall dort, wo viele Freitextberichte, Protokolle oder E Mails entstehen, aber nur ein Teil der darin enthaltenen Chancen systematisch genutzt wird, kann eine ähnliche Lösung helfen. Wichtig ist, dass Accounts oder Projekte klar identifizierbar sind und dass Vertriebsteams bereit sind, mit strukturierten Signalen zu arbeiten und Feedback zu geben.
Ähnlicher Fall im eigenen Haus? Sprechen wir darüber.
Beschreibe kurz deinen Prozess. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung, ob sich das Muster übertragen lässt, und was es realistisch braucht.