Teilnehmerabrechnungen aus Kurslisten und Zuschüssen bündeln

Ausgangslage

Eine gemeinnützige Bildungseinrichtung mit rund 450 Mitarbeitenden bietet jährlich etwa 3.600 Kurse an. Die Verwaltung erstellt dafür monatlich rund 7.200 Teilnehmerabrechnungen, verteilt auf Kursgebühren, Ermäßigungen und öffentliche Zuschüsse. Daten zu Teilnahmen, Rabatten und Förderquoten stammen aus Kursverwaltung, Tabellen und E Mails. Pro Abrechnung prüft eine Sachbearbeiterin im Schnitt fünf Minuten Kurslisten, Anwesenheiten und Förderbedingungen, bevor sie Beträge im Finanzsystem erfasst. Acht Mitarbeitende verbringen so fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit wiederkehrenden Prüfschritten und manuellen Korrekturen.

Die Herausforderung

Die Teilnehmerabrechnung ist für die Einrichtung zentral, da sie Kursgebühren, Rabatte und Zuschüsse korrekt zusammenführen muss. In der Praxis liegen Kurslisten, Anwesenheitsnachweise und Förderzusagen jedoch in unterschiedlichen Formaten vor. Die Verwaltung überträgt Beträge manuell in das Finanzsystem, prüft Freitextnotizen zu Sonderfällen und gleicht sie mit Richtlinien ab. Rückfragen an Kursleitungen und das Controlling sind häufig, weil Begründungen für Ermäßigungen fehlen oder unklar formuliert sind. Fristen für Sammelrechnungen an Fördergeber werden dadurch regelmäßig knapp, was die Planung der Liquidität erschwert.

Warum das bisher ungelöst blieb

Die Verwaltung sah das Problem seit Jahren, priorisierte es aber hinter Kursplanung und Förderanträgen. Bisherige Digitalisierungsprojekte konzentrierten sich auf die Einführung der Kursverwaltungssoftware und die Umstellung auf ein neues Finanzsystem. Die Abrechnungsschritte dazwischen galten als zu kleinteilig und zu stark von Freitextnotizen abhängig, um sie mit klassischen Regeln zu automatisieren. Ein vollumfängliches ERP Projekt wäre für die Organisation zu teuer gewesen, während die manuelle Arbeit zwar belastend, aber gerade noch beherrschbar schien.

Eingeführt wurde ein agentischer Workflow, der Teilnehmerabrechnungen aus Kursverwaltung, Tabellen und E Mails zusammenführt und für die Verwaltung vorbereitet. Der Workflow liest Kurslisten und Anwesenheiten, ordnet sie den richtigen Gebühren, Rabatten und Zuschüssen zu und erzeugt einen strukturierten Abrechnungsvorschlag pro Teilnehmer. Generative KI fasst Freitextbegründungen für Ermäßigungen zusammen, prüft sie gegen hinterlegte Richtlinien und markiert unklare Fälle. Die Sachbearbeitung erhält eine sortierte Aufgabenliste mit geprüften Vorschlägen, kann Beträge anpassen und gibt die Abrechnung anschließend gesammelt an das Finanzsystem weiter.

Wo generative KI arbeitet

Generative KI interpretiert Freitextnotizen aus Kurslisten und E Mails, ordnet sie passenden Abrechnungspositionen zu und formuliert begründete Vorschläge für Rabatte und Zuschüsse. Sie gleicht Inhalte mit hinterlegten Richtlinien ab, markiert Abweichungen und fasst Sonderfälle verständlich zusammen, was die manuelle Prüfung deutlich verkürzt.