Überbuchte Kreativteams und verpasste Pitchfristen vermeiden

Ausgangslage

Eine große Mediaagentur mit mehreren Standorten betreut internationale Marken in Always on und Kampagnenkommunikation. Pro Monat werden rund 220 Kampagnen geplant, von Social Only Maßnahmen bis zu Multichannel Launches. Daraus entstehen etwa 900 Kreativaufgaben für Konzept, Text, Design und Adaptionen. Kapazitäten werden in Tabellen und Präsentationen geschätzt, basierend auf Erfahrungswerten und groben Tasklisten. Änderungen in Briefings, zusätzliche Märkte oder neue Formate werden per E Mail und Chat nachgereicht. Das Projektmanagement versucht, diese Informationen manuell in Kapazitätspläne zu übertragen, während Kreativteams parallel an mehreren Pitches und laufenden Kampagnen arbeiten.

Die Herausforderung

Die Agentur muss ihren Kundinnen und Kunden verbindliche Timings und Pitchtermine zusagen, obwohl die tatsächliche Auslastung der Kreativteams nur grob geschätzt wird. Für jede der 220 Kampagnen werden im Schnitt vier Kreativaufgaben geplant, deren Umfang stark variiert. Aufwandsschätzungen entstehen in Meetings und Chats, werden aber selten konsistent dokumentiert. Wenn Kundinnen zusätzliche Assets oder Märkte anfragen, werden Aufgaben ad hoc ergänzt, ohne die Gesamtlast zu sehen. So entstehen Überbuchungen, Wochen mit deutlich über 1.600 Stunden geplanter Kreativarbeit und andere mit Leerlauf. Pitches konkurrieren mit laufenden Kampagnen, was zu Nachtschichten, verspäteten Abgaben und internen Konflikten führt. Reporting zur Auslastung ist nur rückblickend möglich.

Warum das bisher ungelöst blieb

Das Problem war seit Jahren bekannt, wurde aber als unvermeidbare Agenturrealität akzeptiert. Frühere Versuche setzten auf neue Tabellenvorlagen oder generische Projektmanagement Tools, die jedoch nicht zu den dynamischen Briefings und vielen Sonderfällen passten. Eine vollintegrierte Lösung schien zu aufwendig, da Kampagnendaten in mehreren Systemen liegen und Kreativarbeit schwer in starre Tickets zu pressen ist. Zudem galt das Thema als zu operativ, um ein eigenes IT Projekt zu rechtfertigen, gleichzeitig aber zu komplex, um es mit einfachen Makros oder Standard Dashboards zu lösen. So blieb die Planung zwischen Bauchgefühl, Excel und Überstunden stecken.

Gemeinsam mit der Agentur wurde ein agentischer Workflow aufgebaut, der Kreativkapazitäten entlang der tatsächlichen Kampagnenarbeit plant. Briefings aus Formularen, E Mails und Präsentationen werden automatisch in strukturierte Aufgaben übersetzt, inklusive Kanälen, Formaten und Märkten. Ein Assistent schlägt auf Basis historischer Daten und Textinhalte realistische Aufwände vor und ordnet Aufgaben den passenden Rollen zu. Projektmanagement und Client Service sehen in einem zentralen Board, wie sich neue Anforderungen auf die Auslastung der Teams auswirken und können Szenarien durchspielen. Der Workflow synchronisiert Status und Deadlines mit bestehenden Kampagnentools und erzeugt wöchentliche Kapazitätsreports für Kreation und Management.

Wo generative KI arbeitet

Generative KI analysiert Briefingtexte, Präsentationen und E Mails, erkennt Kanäle, Formate, Märkte und Deliverables und schlägt passende Aufgabenpakete mit Aufwandsspannen vor. Sie formuliert strukturierte Taskbeschreibungen, interpretiert unklare Briefings, schlägt Rückfragen vor und berücksichtigt Sonderfälle wie länderspezifische Adaptionen.

Übertragbarkeit

Der agentische Workflow zur Kapazitätsplanung lässt sich auf andere wissensintensive Kreativ und Projektumgebungen übertragen, in denen Aufgaben aus unstrukturierten Briefings entstehen. Voraussetzung sind ausreichend historische Daten zu Aufgaben und Aufwänden sowie Teams, die ihre Arbeit in klar benennbare Deliverables strukturieren. So kann generative KI aus Freitext realistische Aufgabenpakete ableiten, Kapazitäten mit Verfügbarkeiten abgleichen und Engpässe früh sichtbar machen.