Unklare Kampagnenbudgets belasten die Finanzadministration

Ausgangslage

Eine große Mediaagentur betreut für zahlreiche Kunden laufend Kampagnen in TV, Online, Print und Out of Home. Die Finanzadministration plant und aktualisiert dafür monatlich rund 900 Kampagnenbudgets. Die Anfragen kommen aus Vertrieb und Beratung, oft als Freitext in E Mails oder Präsentationen. Budgetrahmen, Laufzeiten, Kanäle und Rabatte werden in unterschiedlichen Excel Dateien gepflegt. Das ERP System bildet nur freigegebene Budgets ab, Änderungen während des Monats werden in separaten Listen nachgehalten. Drei Mitarbeitende verbringen fast ihre gesamte Zeit mit dem Einsammeln, Prüfen und Nachpflegen von Budgetinformationen.

Die Herausforderung

Die Finanzadministration muss sicherstellen, dass Kampagnenbudgets vollständig, plausibel und mit Kundenvereinbarungen abgestimmt sind. In der Praxis fehlen häufig Angaben zu Kanälen, Laufzeiten oder Rabatten, oder sie widersprechen früheren Absprachen. Pro Monat entstehen rund 360 Klärfälle, die per E Mail und Chat nachgefragt werden. Änderungen während der Laufzeit werden oft erst kurz vor Monatsende gemeldet, was die Planung von Zahlungsströmen erschwert. Das Team erstellt manuell Vergleichslisten zwischen Anfragen, Excel Planungen und ERP Daten. Dadurch verzögern sich Freigaben, und die Agentur riskiert Überziehungen oder ungenutzte Budgets, die erst im Monatsabschluss sichtbar werden.

Warum das bisher ungelöst blieb

Das Problem war seit Jahren bekannt, galt aber als unvermeidbare Folge individueller Kundenanforderungen. Ein klassisches IT Projekt zur Budgetplanung scheiterte an der Vielfalt der Kampagnen und der vielen Freitextangaben. Standard Workflows im ERP System waren zu starr, um Sonderfälle und kundenspezifische Vereinbarungen abzubilden. Gleichzeitig war der Aufwand für eine komplette Eigenentwicklung schwer zu rechtfertigen, da die Finanzadministration zwar stark belastet war, aber als reiner Overheadbereich galt. So blieb es bei manuellen Excel Lösungen und Checklisten, die das Grundproblem der verstreuten Informationen nicht lösten.

Eingeführt wurde ein agentischer Workflow, der Budgetanforderungen aus E Mails, Präsentationen und Tabellen entgegennimmt, strukturiert und mit bestehenden Daten abgleicht. Ein zentraler Assistent führt Vertrieb und Beratung durch eine geführte Abfrage, ergänzt fehlende Angaben aus früheren Kampagnen und schlägt Budgetstrukturen vor. Für die Finanzadministration erzeugt das System konsolidierte Budgetentwürfe mit klaren Annahmen, Abweichungen zu Kundenvereinbarungen und Hinweisen auf Rabatte. Freigegebene Budgets werden automatisch ins ERP geschrieben, während laufende Änderungen versioniert und mit Kommentaren dokumentiert werden. So entsteht ein durchgängiger, nachvollziehbarer Budgetprozess über alle Kanäle hinweg.

Wo generative KI arbeitet

Generative KI analysiert Freitextbriefe, E Mails und Präsentationen, erkennt relevante Budgetparameter und formuliert strukturierte Budgetentwürfe. Sie schlägt auf Basis ähnlicher Kampagnen sinnvolle Verteilungen und Rabatte vor und erklärt ihre Annahmen in verständlicher Sprache. So interpretiert sie unvollständige Angaben, bietet Alternativen an und bereitet Rückfragen für die Fachabteilung vor.

Übertragbarkeit

Das Vorgehen eignet sich überall dort, wo Budgets oder Kostenrahmen aus Freitextbriefings, Tabellen und E Mails entstehen und mehrere Teams beteiligt sind. Durch die Kombination aus generativer Auswertung, strukturierten Vorschlägen und klaren Freigabeschritten lassen sich auch in anderen Organisationen Klärfälle reduzieren und Planungszyklen verkürzen, ohne individuelle Vereinbarungen zu ignorieren.