Mediaagentur Verwaltung · Kampagnenabrechnung

Unklare Kampagnenabrechnungen bremsen die Finanzadministration

Die Finanzadministration einer europäischen Mediaagentur prüft monatlich 18.000 Kampagnenabrechnungen, uneinheitliche Angaben verzögern den Abschluss.

Medienbranche
Rechnungswesen

Ausgangsproblem

Kampagnenabrechnungen verursachen Klärfälle

Lösungstyp

Agentische Workflows für Klärfälle

Komplexität

Transformation

Leitkennzahl

Zeit je Klärfall in Abrechnungen

Nutzergruppe

Finanzadministration und Kampagnencontrolling

Umsetzungsdauer

3-6 Monate

Betriebsmodell

Integriert in ERP und Buchungssystem

Ausgangslage

Die Mediaagentur betreut für internationale Kundinnen und Kunden ein großes Volumen an TV, Online und Out of Home Kampagnen. Monatlich entstehen rund 18.000 Kampagnenabrechnungen, die in einem zentralen ERP verbucht werden. Etwa 40 Prozent enthalten Besonderheiten wie Rabatte, nachträgliche Umbuchungen oder länderspezifische Gebühren. Ein Team von 18 Mitarbeitenden in der Finanzadministration prüft die Abrechnungen, klärt Unstimmigkeiten mit Vertrieb und Kampagnenmanagement und bereitet den Monatsabschluss vor. Pro Arbeitstag bearbeiten sie im Schnitt rund 1.000 Abrechnungen.

18.000: Abrechnungen pro Monat
18: Mitarbeitende im Team

Die Herausforderung

Die Angaben zu Kampagnen, Rabatten und Sondervereinbarungen liegen verstreut in Buchungssystem, Kundenportalen, E Mails und Tabellen der Kampagnenmanagerinnen und -manager. Für rund 7.200 Abrechnungen pro Monat muss die Finanzadministration manuell prüfen, ob die berechneten Beträge zu den vereinbarten Konditionen passen. Pro Klärfall dauert die Recherche im Schnitt 35 Minuten, weil Kampagnennotizen, Freigaben und Rabattstaffeln in unterschiedlichen Systemen stehen. Rückfragen an Vertrieb und Kampagnenmanagement verzögern den Abschluss, teilweise werden Skontofristen knapp. Gleichzeitig steigt der Druck aus Controlling und Revision, Abrechnungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

„Wir springen ständig zwischen ERP, Buchungssystem und E Mail und verlieren den Überblick über die Konditionen.“

„Ich verbringe jeden Nachmittag mit Rückfragen zu Rabatten, statt mich um Auswertungen zu kümmern.“

„Wir merken erst kurz vor dem Reporting, dass wichtige Kampagnenabrechnungen noch im Klärstatus hängen.“

„Niemand sieht auf einen Blick, welche Abrechnungen kritisch sind und welche wir einfach durchbuchen können.“

Warum das bisher ungelöst blieb

Die Finanzadministration hatte das Problem lange als unvermeidliche Folge komplexer Kampagnenmodelle akzeptiert. Ein klassisches IT Projekt schien zu aufwendig, weil mehrere Systeme betroffen sind und Konditionen oft nur in Freitext vorliegen. Versuche, mit zusätzlichen Pflichtfeldern im ERP zu arbeiten, scheiterten an der Praxis im Vertrieb und Kampagnenmanagement. Gleichzeitig war das Thema zu groß, um es mit einfachen Checklisten zu lösen: jeden Monat flossen hunderte Stunden in Klärfälle, doch die Ursachen waren je Kampagne unterschiedlich und ließen sich schwer standardisieren.

ERP Zusatzfelder

Neue Pflichtfelder für Rabattarten und Sonderkonditionen sollten Klarheit schaffen, wurden aber uneinheitlich gepflegt und erhöhten nur den Erfassungsaufwand.

Excel Übersichten

Das Controlling führte Tabellen mit kritischen Kampagnen ein, doch die manuelle Pflege war fehleranfällig und konnte das tägliche Klärvolumen nicht abbilden.

Die Agentur führte einen Workflow Assistenten ein, der Klärfälle in Kampagnenabrechnungen strukturiert und die Finanzadministration durch Recherche und Dokumentation führt. Der Assistent liest Abrechnungsdaten aus ERP und Buchungssystem, ergänzt Kontext aus Kundenportalen und E Mails und erstellt für jede auffällige Abrechnung einen strukturierten Klärfall. Für die Mitarbeitenden werden Vorschläge zu Ursache, relevanten Konditionen und nächsten Schritten angezeigt, inklusive vorformulierter Rückfragen an Vertrieb oder Kampagnenmanagement. Nach Klärung dokumentiert der Assistent die Entscheidung und übergibt sie an das ERP, sodass Abschluss und Reporting auf konsistenten Informationen basieren.

Wo generative KI arbeitet

Generative KI analysiert Freitext aus Kampagnennotizen, E Mails und Kundenportalen, erkennt Konditionen, Rabatte und Sondervereinbarungen und ordnet sie den jeweiligen Abrechnungen zu. Sie erstellt strukturierte Klärfallbeschreibungen und Antwortentwürfe, die Fachkräfte prüfen und anpassen, und versteht uneinheitliche Formulierungen sowie mehrsprachige Texte.

Bausteine

Ein Analysebaustein erkennt auffällige Abrechnungen anhand Betragsabweichungen, fehlender Konditionsangaben und Hinweisen aus Controlling Reports.
Ein Kontextbaustein bündelt Kampagneninformationen aus Buchungssystem, Kundenportalen und E Mails und stellt sie je Abrechnung strukturiert bereit.
Ein generativer Assistent erstellt Klärfallbeschreibungen und Rückfrageentwürfe, die die Finanzadministration prüft und direkt versendet.
Ein Dokumentationsbaustein überträgt geklärte Entscheidungen ins ERP, ergänzt Begründungen und macht sie für Revision nachvollziehbar.

Abrechnungen sichten
Täglich importiert der Workflow neue Kampagnenabrechnungen aus ERP und Buchungssystem, markiert auffällige Fälle und zeigt sie der Finanzadministration in einer priorisierten Liste.
Kontext bündeln
Für jede auffällige Abrechnung sammelt der Assistent relevante Kampagneninformationen aus Kundenportalen, E Mails und Tabellen und stellt sie in einem kompakten Überblick dar.
Klärfall führen
Der generative Assistent schlägt Ursache, nächste Schritte und Rückfrageentwürfe vor. Die Mitarbeitenden prüfen, passen an und versenden Rückfragen direkt aus dem Workflow.
Entscheidung dokumentieren
Nach Rückmeldung von Vertrieb oder Kampagnenmanagement dokumentiert der Workflow die Entscheidung, aktualisiert Konditionsfelder und übergibt die Abrechnung an das ERP.
Reporting versorgen
Abschließend stellt der Workflow strukturierte Daten zu Klärgründen und Durchlaufzeiten bereit, sodass Controlling und Revision Auswertungen ohne zusätzliche Nacharbeit erstellen können.

Kennzahl	Wert	Basis
Zeit je Klärfall in AbrechnungenLeitkennzahl	von 35 auf 18 Minuten je Fall	Zeiterfassung vor/nachgemessen
Klärfälle mit Nacharbeit durch FachkräfteGütemaß	rund 15 % der Fälle	Stichprobegeschätzt
Produktive Stunden im Team Finanzadministration	rund 2.000 Stunden Kläraufwand pro Monat eingespart	Hochrechnunggeschätzt

Aufwandsklasse

Standard (60-150 PT)

Amortisation

6-12 Monate

Haupthebel

Zeitersparnis

Laufende Kosten

Laufende Kosten entstehen vor allem durch Wartung der Schnittstellen, Modellpflege und Monitoring der generativen Komponenten.

Einschränkung

Die Lösung hängt stark von der Qualität der Kampagnenstammdaten und der Ablagepraxis ab. Werden Konditionen nur mündlich oder privat festgehalten, kann der Workflow diese Fälle nicht sinnvoll unterstützen.

Angebundene Systeme

Der Workflow ist an ERP, Kampagnenbuchungssystem, Kundenportale und E Mail Infrastruktur angebunden. Er liest Abrechnungsdaten, Kampagnenstammdaten und Kommunikationsverläufe, ohne Buchungsprozesse zu ändern.

Betrieb

Die Lösung läuft in einer europäischen Cloud Umgebung mit getrennten Mandanten für die Agentur. Zugriffe auf ERP und Buchungssystem erfolgen über gesicherte Schnittstellen.

Compliance

Die Verarbeitung von Kampagnen- und Kundendaten folgt internen Richtlinien zu Datenschutz und Finanzcompliance. Klärfallentscheidungen werden revisionssicher im ERP dokumentiert, sodass externe Prüfungen auf die dort hinterlegten Begründungen zugreifen können.

Kennzeichnung

Im Workflow ist klar erkennbar, welche Vorschläge vom Assistenten stammen und welche Felder aus ERP oder Buchungssystem kommen. Mitarbeitende sehen, dass generierte Texte Entwürfe sind.

Verbindlichkeit

Der Assistent gibt keine verbindlichen Freigaben, sondern unterstützt Recherche und Formulierung. Buchungen und Abschlussentscheidungen erfolgen weiterhin im ERP nach den geltenden Richtlinien der Finanzadministration.

Eskalationspfad

Bei Unklarheiten oder Widersprüchen können Mitarbeitende den Fall an definierte Fachverantwortliche im Controlling oder an die Teamleitung eskalieren. Technische Probleme werden über den IT Service Desk gemeldet.

Nachvollziehbarkeit

Jede Klärung wird mit Zeitstempel, beteiligten Rollen und Begründung im ERP dokumentiert. Der Workflow speichert die Informationsquellen, sodass bei Audits Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.

Rollen im Betrieb

Die Finanzadministration arbeitet täglich mit dem Workflow. Vertrieb beantwortet Rückfragen über gewohnte Kanäle. IT betreut Schnittstellen, Controlling nutzt Auswertungen zu Klärgründen und Durchlaufzeiten.

Übertragbarkeit

Der strukturierte Klärworkflow für Kampagnenabrechnungen lässt sich auf andere Bereiche übertragen, in denen viele Geschäftsvorfälle mit individuellen Konditionen und verstreuten Unterlagen geprüft werden müssen. Entscheidend ist, dass relevante Informationen in digitalen Systemen oder Dokumenten vorliegen und generative KI sie sinnvoll bündeln und verständlich machen kann. Fachkräfte behalten die Entscheidungshoheit, werden aber von repetitiver Recherche und Formulierungsarbeit entlastet.