Sonderfahrten im Filialnetz wirksam begrenzen
Ein Handelsunternehmen mit mehreren Regionallägern bündelt Sonderfahrten in einem agentischen Workflow, bewertet Dringlichkeit und zeigt Alternativen auf.
- Einzelhandel
- Supply Chain Management
Leitkennzahl
Anteil ungeplanter Sonderfahrten
10065Touren
Ungeplante Sonderfahrten pro Woche im Filialnetz
Auf einen Blick
Ausgangslage
Das Handelsunternehmen betreibt über 300 Filialen, die aus fünf Regionallägern beliefert werden. Neben den regulären Touren entstehen täglich 40 bis 60 Sonderfahrten, ausgelöst durch Fehlbestände, falsch kommissionierte Ware oder lokale Aktionen. Filialleitungen melden ihren Bedarf per Telefon, E Mail oder Messenger direkt an die Disposition. Jede Anfrage wird einzeln geprüft, oft unter Zeitdruck und mit unvollständigen Informationen zu Bestand, Alternativen und Kosten. Die Transportabteilung verbringt mehrere Stunden pro Tag damit, Sonderfahrten zu organisieren, während die Kosten für zusätzliche Touren kaum transparent nachverfolgt werden.
- 300+
- Filialen
- 40-60
- Sonderfahrten täglich
Die Herausforderung
Die Sonderfahrten sind betrieblicher Alltag geworden, obwohl sie eigentlich Ausnahmefälle sein sollten. Filialleitungen argumentieren mit drohenden Out of Stock Situationen oder lokalen Aktionen, die nicht rechtzeitig geplant wurden. Die Disposition hat keinen einheitlichen Prozess, um Dringlichkeit, Kosten und Alternativen zu bewerten. Informationen zu Lagerbeständen, geplanten Touren und Aktionskalendern liegen in verschiedenen Systemen, die im Stress nicht systematisch geprüft werden. Entscheidungen hängen stark von der Erfahrung einzelner Disponenten ab, was zu uneinheitlichen Freigaben und Diskussionen führt. Eine strukturierte Auswertung, welche Sonderfahrten vermeidbar gewesen wären, findet kaum statt.
Typische Symptome im Unternehmen
Warum das bisher ungelöst blieb
Das Problem war lange bekannt, wurde aber als unvermeidbare Folge des Filialgeschäfts akzeptiert. Ein klassisches IT Projekt schien überdimensioniert, weil die Anfragen oft frei formuliert und situationsabhängig sind. Versuche, starre Checklisten oder Freigaberegeln in Excel zu etablieren, scheiterten an der Vielfalt der Fälle und der begrenzten Zeit der Disposition. Zudem fehlte eine Lösung, die Informationen aus Tourenplanung, Lagerbeständen und Aktionskalendern zusammenführt und trotzdem für Filialleitungen einfach nutzbar bleibt. So blieb es bei manuellen Entscheidungen, die zwar funktionieren, aber hohe Kosten und viel Abstimmungsaufwand verursachen.
Unsere Lösung
Es wurde ein agentischer Workflow eingeführt, der alle Sonderfahrtenanfragen zentral erfasst, strukturiert und mit relevanten Daten anreichert. Filialleitungen melden ihren Bedarf über ein kurzes Formular oder E Mail, das automatisch in standardisierte Felder überführt wird. Der Workflow prüft Lagerbestände, geplante Touren und Aktionsdaten, bewertet Dringlichkeit und schlägt Alternativen vor, etwa Umbuchung auf bestehende Touren oder temporäre Mengenbegrenzung. Nur wenn definierte Kriterien erfüllt sind, wird eine Sonderfahrt zur Freigabe an die Disposition weitergeleitet. Entscheidungen und Begründungen werden protokolliert, sodass Kosten und Muster später analysiert werden können. So entsteht ein transparenter, wiederholbarer Prozess, der Filialversorgung und Transportkosten besser ausbalanciert.
Wo generative KI arbeitet
Generative KI versteht frei formulierte Anfragen der Filialen, extrahiert Angaben zu Artikeln, Mengen und Aktionen und ordnet sie Kategorien zu. Sie formuliert Alternativvorschläge und Begründungen in verständlicher Sprache, verarbeitet unterschiedliche Formulierungen und bildet komplexe Situationen ab, ohne zusätzliche Formularfelder zu benötigen.
- Zentrale Erfassung aller Sonderfahrtenanfragen mit automatischer Umwandlung von E Mails und Formularen in strukturierte Datensätze.
- Anbindung an Tourenplanung und Lagerbestände, um verfügbare Kapazitäten, aktuelle Bestände und bereits geplante Lieferungen automatisch zu prüfen.
- Bewertung der Dringlichkeit anhand definierter Kriterien wie Out of Stock Risiko, Aktionsrelevanz und Kundenfrequenz der Filiale.
- Generative Erstellung von Alternativvorschlägen, etwa Nutzung bestehender Touren, Umlagerungen oder temporäre Anpassung von Bestellmengen.
- Transparenter Freigabeprozess mit dokumentierten Entscheidungen, Begründungen und Kostenhinweisen für spätere Auswertungen und Steuerung.
So läuft der Sonderfahrten Workflow
Anfrage erfassen
Filialleitungen senden ihre Sonderfahrtenanfrage per Formular oder E Mail, der Workflow übernimmt und strukturiert alle Angaben automatisch.
Daten anreichern
Der Workflow zieht Bestände, Tourenplanung und Aktionsdaten aus angebundenen Systemen hinzu und ergänzt fehlende Informationen zur Bewertung.
Dringlichkeit bewerten
Auf Basis definierter Kriterien und Kontextinformationen wird die Dringlichkeit eingeschätzt und eine Empfehlung zur Versorgung erstellt.
Alternativen vorschlagen
Generative KI formuliert konkrete Alternativen zur Sonderfahrt, inklusive Auswirkungen auf Verfügbarkeit und Kosten für die Filiale.
Freigabe dokumentieren
Die Disposition trifft die Entscheidung, der Workflow protokolliert Freigabe, Begründung und Kostenhinweise und schließt den Vorgang ab.
Gemessen: Ergebnisse nach sechs Monaten Betrieb
Zeitraum: Ergebnisse nach sechs Monaten Betrieb.
| Kennzahl | Wert | Basis |
|---|---|---|
| Anteil ungeplanter SonderfahrtenLeitkennzahl | Reduktion um rund 35 Prozent | Systemmessunggemessen |
| Zeitaufwand Disposition pro Tag | Einsparung von 1-2 Stunden täglich | Zeiterfassung vor/nachgeschätzt |
| Anteil Fälle mit RückfragebedarfGütemaß | Rund 15 Prozent der Anfragen benötigen manuelle Klärung | Stichprobegemessen |
Wirtschaftlichkeit
Der Workflow entscheidet nur so gut, wie die angebundenen Daten aktuell und vollständig sind. Unklare Bestände oder fehlende Aktionsdaten können sinnvolle Sonderfahrten verhindern oder unnötige Fahrten auslösen.
Integration und Betrieb
Übertragbarkeit
Das Vorgehen eignet sich überall dort, wo kurzfristige Sonderprozesse hohe Kosten verursachen, aber bisher nur informell gesteuert werden. Entscheidend ist, dass Anfragen strukturiert erfasst, mit relevanten Daten angereichert und vor einer Entscheidung bewertet werden. Generative Komponenten helfen, frei formulierte Bedarfe in standardisierte Kategorien zu überführen und verständliche Alternativen vorzuschlagen. So lassen sich auch in anderen Bereichen Sonderfälle vom Ausnahmezustand zum gesteuerten Prozess machen.
Ähnlicher Fall im eigenen Haus? Sprechen wir darüber.
Beschreibe kurz deinen Prozess. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung, ob sich das Muster übertragen lässt, und was es realistisch braucht.