Manuelle Erfassung von Kreditvertragsdaten bremst die Abschlussarbeiten

Ausgangslage

Die Bank vergibt überwiegend Firmenkredite mit individuellen Vertragswerken. Monatlich entstehen rund 600 neue Kreditverträge, die für Abschluss, Reporting und regulatorische Meldungen im Kernbankensystem und in der Finanzbuchhaltung vollständig und korrekt erfasst sein müssen. Bisher übernahmen Sachbearbeitende diese Aufgabe manuell: Sie öffneten die digitalen Vertragsdokumente, suchten relevante Felder wie Laufzeit, Zinssatz, Tilgungsmodalitäten, Sicherheiten und Covenants und übertrugen die Informationen in mehrere Masken. Pro Vertrag dauerte dies im Schnitt 20 bis 30 Minuten, bei komplexen Fällen deutlich länger. In Spitzenzeiten arbeiteten bis zu acht Mitarbeitende fast ausschließlich an dieser Datenerfassung, während andere Aufgaben im Rechnungswesen liegen blieben.

Die Herausforderung

Die manuelle Erfassung der Kreditvertragsdaten war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Unterschiedliche Vertragslayouts, Anhänge und Nachträge erschwerten die Orientierung. Wichtige Felder wurden übersehen oder falsch interpretiert, etwa bei Zinsanpassungsklauseln oder Sondertilgungsrechten. Korrekturen erfolgten oft erst im Rahmen der Abschlussvorbereitung, wenn Unstimmigkeiten zwischen Vertragsbestand und Hauptbuch auffielen. Dadurch entstanden Rückfragen an den Vertrieb und Verzögerungen bei Monats- und Quartalsabschlüssen. Gleichzeitig stieg der Druck durch regulatorische Anforderungen, die eine zeitnahe und konsistente Datenbasis verlangen. Die Fachabteilung suchte nach einem Weg, die Datenerfassung zu beschleunigen, ohne zusätzliche Stellen zu schaffen oder die Qualität zu gefährden.

Warum das bisher ungelöst blieb

Die Bank hatte den Prozess mehrfach analysiert und kam zu dem Schluss, dass eine vollständige Automatisierung mit klassischen Mitteln kaum wirtschaftlich darstellbar sei. Die Vertragsdokumente waren heterogen, enthielten Freitextklauseln und handschriftliche Ergänzungen. Ein starres Formularsystem hätte umfangreiche Anpassungen bei jedem neuen Vertragslayout erfordert. Gleichzeitig galt der Prozess als zu kleinteilig für ein großes IT-Projekt, aber zu kritisch, um ihn zu ignorieren. Die Fachabteilung befürchtete, dass Automatisierung die notwendige fachliche Prüfung verdrängen und regulatorische Risiken schaffen könnte. So blieb es bei kleineren Optimierungen wie Checklisten und Vorlagen, ohne den Kern des Problems zu lösen.

Die Bank führte eine Lösung zur automatisierten Datenextraktion aus Kreditverträgen ein, die die Fachkräfte gezielt entlastet, ohne ihre Rolle zu ersetzen. Vertragsdokumente werden zentral eingespielt, strukturiert analysiert und relevante Felder wie Kreditbetrag, Laufzeit, Zinsmechanik, Tilgungsplan, Sicherheiten und Covenants extrahiert. Die extrahierten Daten werden in einer Prüfoberfläche zusammengeführt, in der das Rechnungswesen die Vorschläge kontrolliert, Unklarheiten markiert und bei Bedarf korrigiert. Erst nach Freigabe werden die Daten über definierte Schnittstellen in das Kernbankensystem und die nachgelagerten Finanzmodule geschrieben. Die Lösung erkennt unterschiedliche Layouts, arbeitet mit mehrsprachigen Dokumenten und kennzeichnet unsichere Extraktionen, sodass sich die Fachkräfte auf die anspruchsvollen Fälle konzentrieren können.