Manuelle Abstimmung von Intercompany-Finanzströmen reduzieren

Ausgangslage

Die Tochtergesellschaft eines Bankenkonzerns verantwortet einen eigenen Geschäftsbereich mit mehreren Produktlinien. Monatlich fallen rund 3.000 konzerninterne Buchungen an, etwa Verrechnungen von IT-Kosten, Transferpreisen und internen Refinanzierungen. Diese werden aus verschiedenen Vorsystemen in das Hauptbuch übernommen und müssen für den Konzernabschluss fristgerecht abgestimmt werden. Bisher exportierte das Team Daten aus Kernbanksystem, Hauptbuch und mehreren Nebensystemen in Excel, führte dort Abgleiche durch und verschickte Listen per E-Mail an Gegenparteien. Rückmeldungen kamen zeitversetzt, teilweise mit eigenen Excel-Formaten, sodass sich die Abstimmung häufig bis kurz vor die Konzern-Deadline zog und den Druck im Monatsabschluss deutlich erhöhte.

Die Herausforderung

Die manuelle Intercompany-Abstimmung war fehleranfällig und schwer zu steuern. Unterschiedliche Buchungslogiken in den beteiligten Einheiten führten zu Differenzen, die oft erst spät auffielen. Das Team im Rechnungswesen musste Daten aus drei Systemen exportieren, in Excel konsolidieren und mit komplexen Formeln abgleichen. Jede Anpassung erforderte neue Exporte und manuelle Nacharbeit, was Zeit kostete und die Fehlergefahr erhöhte. Gleichzeitig waren die Fristen des Konzerns strikt: verspätete Meldungen führten zu Rückfragen und Eskalationen. Transparenz über den Bearbeitungsstand fehlte; die Teamleitung sah erst kurz vor Stichtagen, welche Gegenparteien noch offen waren. Zuständigkeiten in den Fachbereichen wechselten, sodass Wissen über Buchungslogiken oft an einzelnen Personen hing.

Warum das bisher ungelöst blieb

Der Prozess war historisch gewachsen und funktionierte gerade so, weshalb größere IT-Projekte anderen Themen vorbehalten waren. Eine Ablösung des Hauptbuchs oder der Kernbankanwendung stand nicht zur Debatte, und die Fachabteilung wollte keine weitere starre Spezialsoftware einführen, die bei Prozessänderungen sofort IT-Anpassungen erfordert. Frühere Versuche beschränkten sich auf neue Excel-Vorlagen und Checklisten. Diese reduzierten einzelne Fehler, änderten aber nichts an Medienbrüchen und der Abhängigkeit von manuellen E-Mail-Schleifen. Zudem war unklar, wie sich ein automatisierter Workflow in die strengen Berechtigungs- und Compliance-Vorgaben der Bank einfügt.

Gemeinsam mit der Fachabteilung wurde ein automatisierter Workflow für die Intercompany-Abstimmung aufgebaut. Kernidee ist ein zentraler Abstimm-Hub, der Buchungsdaten aus Hauptbuch und relevanten Nebensystemen regelmäßig einliest, nach definierten Regeln zuordnet und offene Differenzen als Aufgaben an die zuständigen Personen verteilt. Der Workflow erkennt, welche Gegenparteien und Buchungstypen zusammengehören, und erstellt automatisch Vorschläge für Zuordnungen und Ausgleichsbuchungen, ohne diese direkt zu buchen. Mitarbeitende prüfen die Vorschläge in einer Oberfläche, ergänzen Begründungen und markieren Positionen als geklärt. Statusinformationen werden laufend aktualisiert, sodass die Teamleitung jederzeit sieht, welche Partner noch offen sind und wo es hakt. Eskalationsregeln sorgen dafür, dass kritische Differenzen rechtzeitig adressiert werden. Der Workflow bleibt konfigurierbar: neue Buchungstypen oder Partner können ohne tiefgreifende IT-Projekte ergänzt werden, sodass der Prozess mit den Anforderungen des Konzerns mitwächst.

Übertragbarkeit

Das Muster eines automatisierten Abstimm-Workflows lässt sich gut auf andere Branchen übertragen, in denen regelmäßig große Mengen interner oder externer Transaktionen abgeglichen werden müssen. Entscheidend ist, dass Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt, nach klaren Regeln zugeordnet und offene Differenzen strukturiert bearbeitet werden.